Compare y combine documentos en Microsoft Word

Compare y combine documentos en Microsoft Word

Compare and Combine son dos características muy útiles de Microsoft Word, pero la mayoría de nosotros rara vez las usamos debido a que no nos damos cuenta de estas características. Estas características nos permiten comparar dos documentos y encontrar la diferencia entre ellos. Entonces, primero veamos algunas situaciones en nuestros trabajos diarios donde encontramos su uso.
En algunos casos, podemos tener diferentes versiones del mismo documento. Es posible que necesitemos comparar estas diferentes versiones para ver los cambios entre ellas. O es posible que necesitemos combinarlos para generar una copia final del documento. Con la función de comparación podemos examinar los cambios realizados en cada línea, incluso un cambio en el espacio en blanco. También otra aplicación de estas características viene en nuestra preparación de currículum. Por lo general, podemos tener más de una copia del currículumpreparado para diversos fines o modificado con el tiempo. En ocasiones, si desea comparar o combinar dos copias para crear un currículum actualizado, la función de comparar y combinar puede ser de gran utilidad.

A primera vista, puede parecer que estas dos características son las mismas. Pero tienen diferentes funcionalidades. La función de combinación en realidad nos permite encontrar quién realizó los cambios en un documento, además de marcar los cambios. Pero la función de comparación solo compara las diferencias de contenido entre dos documentos.

Ahora veamos cómo podemos usar estas características.

Comparación de documentos en Word

1.Abra Word y puede encontrar la opción Comparar en la pestaña de revisión. Haga clic en Comparar.

2.Ahora del menú, seleccione la opción Comparar para comparar dos documentos.

3.Ahora aparecerá el cuadro de diálogo de comparación de documentos. Tenemos que seleccionar los dos documentos que se van a comparar. Seleccione un documento original y un documento revisado. En la configuración de comparación, tenemos diferentes opciones que se pueden verificar de acuerdo con nuestras preferencias. Los cambios se pueden comparar a nivel de palabra o de carácter. Es mejor elegir la opción de mostrar los cambios en un nuevo documento para evitar meterse con los documentos originales.

4. Al hacer clic en Aceptar, obtendremos un nuevo documento que tendrá las diferencias marcadas. En la barra lateral podemos ver el número de inserciones, eliminaciones, movimientos y cambios de formato. Cada cambio será marcado y explicado bien. En el nuevo documento, se elimina el texto tachado, se agrega texto subrayado rojo y se mueve el texto verde.

5. Por defecto tendremos la copia original del documento seleccionada y mostrada en el panel derecho. Podemos desplazar hacia abajo el documento original en el panel derecho y el nuevo documento con los cambios marcados se desplazará en consecuencia. Pero tenemos otra opción para ocultar el documento original. Podemos seleccionar esta opción en la pestaña de revisión. Vaya a la opción Comparar en la pestaña de revisión -> Mostrar documentos de origen-> seleccione la opción Ocultar documento de origen.

6.Ahora, en la pestaña Seguimiento, seleccione la opción Globos y haga clic en Mostrar revisiones en globos.

Ahora en el panel derecho podemos ver las revisiones en el documento marcado en detalle en forma de notificación de globo. Esto proporciona una revisión más fácil de los cambios en los documentos.

7. Si desea obtener una copia final del documento de las copias originales y revisadas, puede hacerlo fácilmente editando el nuevo documento con todos los cambios marcados. En cualquier cambio, simplemente haga clic derecho en la línea y elija si desea aceptar o rechazar el cambio. Por lo tanto, podemos agregar los cambios que deseamos y descartar los cambios no necesarios para crear una copia final del documento.

Combinando documentos en Word

La función de combinación funciona de manera similar a la comparación. Ya hemos visto la diferencia en sus funciones. Combinar se puede usar para fusionar dos versiones de un documento para crear una copia final del documento. Cuando usamos combinar para generar un nuevo documento, todos los cambios en el documento revisado se convierten en cambios identificados por los autores que hicieron los cambios.

Ahora veamos cómo usar la función de combinación:

  1. En la pestaña de revisión, seleccione la opción Comparar y haga clic en Combinar.

2. En el cuadro de diálogo Combinar, seleccione la copia original y revisada de los documentos que se combinarán. Ajuste la configuración según sus preferencias y haga clic en Aceptar.

Después de esto, obtendrá el mismo diseño que antes en la opción de comparación. Puede ver los cambios, hacer clic derecho sobre ellos y elegir si desea aceptar o rechazar el cambio. Por lo tanto, se puede generar el nuevo documento revisado.

Espero que tengas una idea clara sobre las funcionalidades de comparar y combinar. Utilice estas funciones útiles para facilitar sus trabajos y ahorrar tiempo.

 

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